Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la gestion des notes de frais est une tâche essentielle pour toute entreprise. Que vous soyez une petite start-up ou une entreprise multinationale, il est essentiel d’avoir un moyen efficace de suivre les dépenses de vos employés afin de faciliter les remboursements, d’éviter les fraudes et de respecter les règles fiscales. Dans cet article, nous vous présenterons les principales fonctions offertes par les applications de notes de frais ainsi que les différentes gammes de prix.
Fonctionnalités clés des applications de notes de frais
Les logiciels de gestion des notes de frais se sont considérablement développés au fil du temps, incorporant de nouvelles technologies pour rendre le processus encore plus simple et efficace. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés que vous pouvez attendre d’une application de notes de frais :
- Soumission automatique des reçus : Les applications de notes de frais permettent désormais aux employés de prendre une photo de leur reçu avec leur téléphone portable, ce qui génère ensuite une note de frais correspondante dans le système. Cela évite de perdre des reçus ou d’attendre que l’employé les soumette manuellement à son retour au bureau.
- Catégorisation automatique :’, Beaucoup d’applications peuvent détecter automatiquement le type de dépense effectuée en analysant les détails du reçu, comme par exemple « Repas d’affaires » ou « Transport ». Cela facilite le travail de l’équipe comptable qui doit traiter les remboursements et permet une analyse plus approfondie des dépenses par catégorie.
- Intégration avec les cartes bancaires d’entreprise : Certaines applications de notes de frais offrent une intégration avec les cartes bancaires professionnelles. Ainsi, chaque transaction effectuée avec la carte est automatiquement ajoutée au système en tant que note de frais, facilitant ainsi le suivi des dépenses et évitant toute erreur manuelle potentielle.
- Gestion des politiques de dépenses : Les applications de notes de frais peuvent vous aider à définir et appliquer des politiques de dépenses pour votre entreprise. Vous pouvez établir des limites de dépenses pour différentes catégories et/ou employés, et le logiciel peut s’assurer que toutes les demandes de remboursement sont conformes à ces règles.
Tarifs des applications de notes de frais
Il existe différents niveaux de prix pour les applications de gestion des notes de frais, en fonction du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités offertes et du niveau de service dont vous avez besoin. Voici un aperçu des principales gammes tarifaires :
- Solutions gratuites : Certaines applications de notes de frais proposent des versions gratuites avec des fonctionnalités limitées. Ces solutions conviennent généralement aux petites entreprises ou aux freelances qui cherchent à simplifier leur propre processus de dépenses. Toutefois, pour bénéficier de toutes les fonctionnalités, il est souvent nécessaire de passer à un forfait payant.
- Tarifs « per-user » : De nombreuses applications de notes de frais utilisent un modèle tarifaire basé sur le nombre d’utilisateurs. Cela signifie que vous ne payez que pour les employés qui ont besoin d’accéder au logiciel. Les prix varient généralement entre 5 et 15 € par utilisateur et par mois en fonction des fonctionnalités offertes.
- Abonnement mensuel ou annuel : Certaines entreprises proposent également des abonnements mensuels ou annuels pour accéder à leur application de notes de frais. Ces plans peuvent être plus rentables si vous avez beaucoup d’employés ou si vous prévoyez une utilisation régulière du logiciel. Les coûts moyens se situent entre 100 et 500 € par mois, selon les fonctionnalités incluses.
Comment choisir la meilleure application de notes de frais pour votre entreprise ?
Lors de la sélection d’une application de notes de frais pour votre entreprise, il convient de tenir compte de plusieurs facteurs clés pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise :
Déterminez vos besoins en termes de fonctionnalités
Il est essentiel de déterminer quelles sont les fonctionnalités clés dont vous avez besoin pour votre entreprise. Par exemple, si vous gérez une grande équipe avec des employés voyageant fréquemment à l’étranger, une intégration avec les cartes bancaires professionnelles et une prise en charge des devises étrangères sont probablement essentielles.
Évaluez la facilité d’utilisation et le support client
Un logiciel de gestion des notes de frais doit être simple à utiliser pour garantir l’adhésion de vos employés et éviter les complications. Les meilleures applications offrent une interface intuitive qui nécessite peu de formation pour commencer à utiliser. Il est également important de disposer d’un support client réactif en cas de problèmes ou de questions sur l’utilisation du logiciel.
Considérez les options d’intégration avec d’autres outils
Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité, de gestion de projets ou d’autres outils professionnels, il est préférable de choisir une application de notes de frais compatible avec ces systèmes, pour faciliter l’échange d’informations entre les différentes plateformes.
Comparez les prix et trouvez la meilleure offre
Enfin, assurez-vous de comparer les prix des différentes solutions disponibles pour trouver celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise. Tenez compte des fonctionnalités offertes, du coût par utilisateur et des éventuelles remises ou promotions pour prendre une décision éclairée.
Un dernier conseil : tester plusieurs applications avant de se décider
Avant de prendre une décision définitive sur votre choix d’application de notes de frais, il est recommandé de tester plusieurs options et d’évaluer leur performance dans un contexte réel pour votre entreprise. De nombreux fournisseurs proposent des essais gratuits ou des démonstrations de leur logiciel, ce qui vous permettra de prendre une décision éclairée sur la meilleure solution pour répondre aux besoins de votre entreprise.