Dans le cadre professionnel, les notes de frais sont courantes et permettent de rembourser les dépenses engagées par les employés pour les besoins de leur travail. L’attestation sur l’honneur de note de frais est parfois requise pour justifier ces dépenses auprès de l’employeur ou des organismes compétents. Cependant, certaines règles sont à respecter lorsque vous établissez ce type d’attestation. Découvrez ici quelles sont les démarches à suivre et les erreurs à éviter.
Ce que doit contenir une attestation sur l’honneur de note de frais
Une attestation sur l’honneur de note de frais est un document rédigé par l’employé attestant lui-même des dépenses qu’il a effectuées dans le cadre professionnel. Ce document doit contenir plusieurs éléments obligatoires :
- L’identité complète de l’auteur de la déclaration : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse actuelle.
- La mention d’engagement sur l’honneur : la phrase « Je soussigné(e) [prénom, nom], né(e) le [date] à [lieu], demeurant au [adresse], certifie sur l’honneur que… ».
- Le détail des dépenses concernées : la nature des dépenses, le montant, les dates auxquelles elles ont été effectuées, etc.
- Une justification des dépenses : il convient de préciser que les dépenses ont été engagées pour l’exercice de la fonction professionnelle et en vertu d’un ordre de mission pour les frais occasionnés par des déplacements professionnels.
- La date et la signature manuscrite de l’auteur de l’attestation.
Ces éléments sont impératifs et doivent être renseignés avec exactitude afin de garantir la validité juridique de l’attestation.
L’utilité et le rôle de l’attestation sur l’honneur de note de frais
L’attestation sur l’honneur de note de frais intervient principalement dans deux situations :
- Lorsque l’employeur demande un justificatif supplémentaire pour compenser l’absence ou l’insuffisance des pièces justificatives telles qu’une facture, une copie ou un relevé officiel. C’est souvent le cas lorsque l’employé ne peut pas fournir de ticket de caisse, de facture ou tout autre document équivalent attestant de la réalité des dépenses et de leur montant. L’attestation sur l’honneur permet alors de pallier cette absence provisoirement.
- Dans le cadre de certaines procédures administratives, notamment auprès des organismes sociaux (Pôle emploi, CAF…), qui peuvent demander ce type de justificatif dans le cadre du calcul des droits et prestations du salarié. Par exemple, lors de l’établissement d’une déclaration trimestrielle de ressources pour une demande de RSA.
Il est important de noter que l’attestation sur l’honneur ne remplace pas les pièces justificatives officielles et que l’employeur ou l’organisme concerné a le droit de vérifier la réalité des dépenses attestées.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction de l’attestation sur l’honneur de note de frais
Pour que l’attestation sur l’honneur de note de frais soit recevable, elle doit respecter un certain formalisme. Voici quelques erreurs courantes à éviter :
- Omettre une information obligatoire : comme mentionné précédemment, toutes les informations demandées doivent être fournies avec exactitude.
- S’appuyer sur des faits inexacts : il est essentiel de présenter uniquement des éléments factuels et vérifiables afin de ne pas tomber dans le mensonge ou la fraude.
- Rédiger une attestation trop vague : il est nécessaire de détailler les dépenses concernées, leur montant ainsi que les dates auxquelles elles ont été effectuées, sans quoi l’attestation risque d’être rejetée.
- Oublier de signer l’attestation : c’est un élément crucial qui rend le document authentique et valide juridiquement. N’oubliez donc pas cette étape avant de transmettre l’attestation à qui de droit.
Lors de la rédaction de l’attestation, il faut également veiller à utiliser un ton formel et demeurer factuel. La subjectivité ou les impressions personnelles n’ont pas leur place dans ce type de document.
Les risques liés à une attestation sur l’honneur non conforme
Fournir une attestation sur l’honneur fausse ou incomplète expose son auteur à des sanctions pénales :
- Le délit de faux : si l’auteur de l’attestation établit volontairement une déclaration mensongère en vue d’obtenir un avantage indu (prise en charge de frais injustifiée, versement d’une prestation sociale…), il peut être poursuivi pour faux en écriture publique, passible de 3 ans de prison et de 45 000 euros d’amende (article 441-4 du Code pénal).
- L’escroquerie : si l’objectif de la fraude est de tromper une personne ou un organisme afin de se faire rembourser des frais qui n’ont pas été engagés ou qui ne sont pas justifiés, l’auteur peut être condamné pour escroquerie, avec des peines allant jusqu’à 5 ans de prison et 375 000 euros d’amende (article 313-1 du Code pénal).
Ainsi, il est essentiel de prendre au sérieux la rédaction de l’attestation sur l’honneur de note de frais, et de ne recourir à ce dispositif que lorsque cela est strictement nécessaire et conforme aux règles en vigueur. En cas de doute ou de difficultés pour établir ce type de document, n’hésitez pas à solliciter un professionnel (avocat, expert-comptable) qui pourra vous orienter et vous aider dans cette démarche.