La gestion de la paie est une tâche essentielle au sein d’une entreprise. Parmi les différentes opérations à réaliser, on retrouve la déduction entrée-sortie (ou DE-ES) sur la fiche de paie. Cette opération consiste en ajuster les éléments de rémunération d’un employé en fonction des heures qu’il a effectivement travaillées au cours du mois ou de la période concernée. Le but étant bien sûr de ne pas payer l’employé pour les heures non travaillées, que ce soit en raison d’absences justifiées ou non.
Comprendre la déduction entrée-sortie sur la fiche de paie
Pour mieux appréhender cette procédure, il convient d’en comprendre les bases et notamment les termes utilisés :
- Entrée : date effective correspondant à la prise de fonction de l’employé dans l’entreprise. Par exemple, si un salarié intègre l’entreprise le 5 septembre, l’entrée sera dite « en cours de mois ».
- Sortie : date correspondant au départ de l’employé de l’entreprise, que ce soit pour cause de démission, fin de contrat, licenciement ou tout autre motif. Une sortie peut également être en cours de mois.
- Déduction : action par laquelle on soustrait des montants ou des heures, ici liée aux entrées et/ou sorties en cours de mois ou de période.
Il est essentiel de maîtriser ces notions pour effectuer correctement les déductions entrée-sortie et ainsi éviter des erreurs de paie. En effet, celles-ci peuvent avoir des conséquences non seulement financières mais également juridiques pour l’employeur. Abordons maintenant les méthodes pour calculer cette déduction.
Méthodes de calcul pour la déduction entrée-sortie
Il convient ici d’établir une différence entre les heures travaillées normales et les heures supplémentaires, ainsi que les divers éléments pouvant entrer en ligne de compte, tels que les congés payés, les jours fériés ou les arrêts maladie.
Pour les heures normales de travail
Dans le cadre de l’application de la déduction entrée-sortie sur les heures normales de travail, plusieurs étapes sont à suivre :
- Déterminer le nombre de jours travaillés par l’employé au cours du mois concerné (en prenant en compte son entrée ou sa sortie).
- Calculer le salaire brut normal pour un mois complet en utilisant le taux horaire et le nombre d’heures prévus par le contrat de travail.
- Diviser ce salaire brut mensuel par le nombre de jours ouvrés dans le mois pour obtenir un salaire brut journalier théorique.
- Multiplier le salaire brut journalier par le nombre de jours effectivement travaillés durant le mois pour obtenir le salaire brut ajusté pour les heures normales de travail.
Pour les autres éléments de rémunération
La déduction entrée-sortie doit être appliquée à l’ensemble des éléments figurant sur la fiche de paie, y compris les primes, indemnités ou avantages en nature. Il est important de vérifier si chacun de ces éléments doit être proratisé en fonction des jours travaillés ou non, selon les règles légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.
Exemple de déduction entrée-sortie
Voici un exemple concret pour illustrer ce processus :
- Un employé a un contrat de travail prévoyant un salaire brut mensuel de 1500€ pour un temps plein (35 heures/semaine). Le mois compte 22 jours ouvrés.
- Il entre dans l’entreprise le 10 du mois et ne travaille donc que 12 jours et 20 heures supplémentaires.
- Le salaire brut journalier théorique est calculé comme suit : 1500 / 22 = 68,18 €/jour.
- Le salaire brut ajusté pour les heures normales de travail s’établit donc ainsi : 68,18 x 12 = 817,60 €.
- Les 20 heures supplémentaires sont également ajustées en fonction de son taux horaire majoré.
- Enfin, tous les autres éléments de rémunération doivent être adaptés selon les méthodes détaillées ci-dessus pour aboutir à la fiche de paie complète et conforme.
Il est important de bien maîtriser cette méthode pour éviter les erreurs.