Les justificatifs de notes de frais constituent une part essentielle de la gestion comptable d’une entreprise. Du fait de leur importance, il est crucial de connaître les règles entourant leur validité, leur numérisation et leur conservation. Dans cet article, nous aborderons ces différents aspects pour vous aider à mieux comprendre comment gérer efficacement vos justificatifs de notes de frais.
Validité des justificatifs de notes de frais
La validité des justificatifs de notes de frais repose principalement sur leur conformité aux exigences légales et réglementaires ainsi que sur leur acceptation par l’employeur. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour s’assurer de la validité des justificatifs :
- Justification des dépenses : Pour être valide, un justificatif de note de frais doit détailler précisément le montant, la nature et la date de la dépense. Les frais engagés doivent être en rapport avec l’activité professionnelle du salarié et avoir été exposés dans l’intérêt de l’entreprise.
- Originalité des pièces : Il est nécessaire de conserver les pièces originales des justificatifs de notes de frais pour garantir leur authenticité et éviter toute suspicion de fraude. Dans certains cas, la photocopie d’un justificatif peut être acceptée mais elle doit être accompagnée d’une attestation de l’employeur certifiant qu’il a bien pris connaissance de l’original.
- Délai de remise : Les justificatifs de notes de frais doivent être remis à l’employeur dans un délai raisonnable après la réalisation des dépenses. La loi ne fixe pas de durée précise, mais il est recommandé de respecter les règles internes de l’entreprise ou une période maximale de trois mois.
Numérisation des justificatifs de notes de frais
La numérisation des justificatifs de notes de frais est une pratique de plus en plus courante qui facilite la gestion et le suivi de ces derniers. Toutefois, elle doit respecter certaines conditions pour garantir leur validité :
- Respect des normes techniques : Pour être recevable, le document numérique doit respecter les normes NF Z42-026 et ISO 14641-1. Ces normes assurent la traçabilité, la conservation et l’intégrité des documents numériques tout au long de leur cycle de vie.
- Procédure de numérisation : Le salarié ou l’employeur doit suivre une procédure de numérisation rigoureuse afin de reproduire fidèlement l’image du justificatif original. Il est préférable de se munir d’un logiciel performant de numérisation tel que le système LAD (Lecture Automatique de Document) dintegrate>.
- Fonctionnement sur support informatique : Le document numérisé doit être conservé sur un support informatique sécurisé accessible uniquement aux personnes autorisées. De plus, il convient de prévoir un système d’archivage permettant la conservation et la consultation des justificatifs numérisés à long terme.
Conservation des justificatifs de notes de frais
La conservation des justificatifs de notes de frais est une obligation pour les entreprises, tant sur support papier que numérique. Elle permet d’assurer la traçabilité des dépenses professionnelles et de répondre aux demandes de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF. Voici quelques points importants à considérer :
Durée de conservation
Les justificatifs de notes de frais, qu’ils soient sous format papier ou numérique, doivent être conservés pendant une durée minimale de trois ans à compter de la clôture de l’exercice auquel ils se rapportent. Cette durée peut être portée à six ans en cas de contrôle fiscal ou social.
Moyens de conservation
Pour assurer la bonne conservation des justificatifs de notes de frais, plusieurs solutions existent :
- Classement dans des dossiers physiques : Les justificatifs version papier peuvent être stockés dans des classeurs ou des chemises rigides, classés par salarié, par mois ou par type de dépense selon l’organisation interne de l’entreprise.
- Archivage sur support informatique : Les documents numérisés doivent être stockés sur un support sécurisé, comme un serveur externe, un disque dur crypté ou un cloud, à l’abri des risques de perte ou d’altération. De plus, il est conseillé de réaliser régulièrement des sauvegardes pour éviter toute défaillance technique.
- Externalisation chez un prestataire spécialisé : Les entreprises peuvent également faire appel à un prestataire externe pour la conservation et la gestion de leurs justificatifs de notes de frais, à condition que celui-ci respecte les normes et procédures réglementaires en vigueur.
Accès aux justificatifs
Il est essentiel de mettre en place un système d’accès sécurisé et efficace aux justificatifs de notes de frais, afin de faciliter leur consultation par les parties autorisées (gestionnaire de paie, expert-comptable, contrôleur fiscal, etc.) et de prévenir tout usage frauduleux des informations contenues dans ces documents.
En résumé, la gestion optimisée des justificatifs de notes de frais repose sur trois piliers : la validité des documents, leur numérisation conforme aux normes techniques et leur conservation rigoureuse selon les obligations légales et réglementaires. En maîtrisant ces aspects, vous contribuerez au bon fonctionnement de votre entreprise et assurerez la conformité des dépenses professionnelles engagées par vos salariés.