La déclaration sociale nominative (DSN) est une démarche qui vise à simplifier et harmoniser les déclarations sociales des entreprises. Elle permet de transmettre mensuellement, de manière dématérialisée, les informations relatives à l’emploi des salariés et aux cotisations sociales. Dans cet article, nous allons aborder les principales caractéristiques, avantages et obligations liées à la mise en place de la DSN pour les entreprises françaises.
Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif instauré par la loi de simplification du droit et des procédures administratives en 2012. Il est entré en vigueur progressivement depuis le 1er janvier 2013 avec pour objectif de remplacer les différentes déclarations sociales existantes.
Dans ce contexte, la DSN consiste en une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données individuelles des salariés, permettant ainsi de centraliser et rationaliser les différents processus de gestion des cotisations sociales. Les données nécessaires à l’établissement des déclarations sont extraites directement des logiciels de paie des entreprises, ce qui facilite grandement la tâche pour les employeurs et limite les risques d’erreurs.
Quelles sont les obligations relatives à la déclaration sociale nominative ?
Toutes les entreprises sont concernées par la mise en place de la DSN. Cependant, il existe quelques exceptions pour certaines catégories d’entreprises ou de salariés (expatriés, travailleurs frontaliers, employeurs publics…). Afin d’être en conformité avec les obligations légales, les entreprises doivent :
- Utiliser un logiciel de paie compatible avec la DSN
- Transmettre chaque mois la DSN à l’échéance prévue pour le dépôt des déclarations sociales
- Veiller à ce que les données transmises soient correctes et à jour
Les avantages de la déclaration sociale nominative pour les entreprises
La mise en place de la DSN présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Simplification administrative : La DSN permet de réduire le nombre de déclarations sociales exigées des employeurs, en remplaçant progressivement une quarantaine de formalités distinctes. Les délais de transmission sont également allongés, puisque l’information est désormais communiquée de manière mensuelle.
- Fiabilité des données : Grâce à la dématérialisation des déclarations et à l’extraction automatique des informations depuis les logiciels de paie, les risques d’erreurs et d’incohérences sont considérablement réduits. Les entreprises gagnent ainsi en sécurité juridique et financière.
- Pilotage social : La centralisation des données sociales au sein d’une même plateforme facilite le suivi des indicateurs d’emploi et la mise en place de politiques de gestion des ressources humaines.
Le traitement de la déclaration sociale nominative par les organismes sociaux
Une fois transmise, la DSN est traitée par les différents organismes sociaux auxquels sont rattachés les salariés. Ces organismes sont notamment chargés de :
- Vérifier l’exactitude des informations fournies par l’employeur
- Calculer les cotisations sociales dues sur la base de ces informations
- Contrôler le respect des obligations légales et conventionnelles en matière d’emploi
Afin de faciliter ce travail, les entreprises ont la possibilité d’inclure des données spécifiques à chaque salarié dans leur DSN, telles que ses absences pour congés, maladie ou accident du travail, ou encore ses formations suivies.
Les vérifications effectuées sur les déclarations
Pour garantir la fiabilité du dispositif, les organismes sociaux procèdent à des contrôles réguliers sur les déclarations transmises. Lorsqu’une incohérence ou un manquement est détecté, l’entreprise concernée est informée et doit rectifier sa déclaration. En cas de non-respect répété des obligations liées à la DSN, des sanctions financières peuvent être appliquées par les divers organismes, comme les Urssaf/CGSS, les caisses de retraite complémentaire et les mutuelles santé prévoyance.
Les impacts de la déclaration sociale nominative sur la gestion des cotisations sociales
La mise en place de la DSN a des conséquences importantes sur la manière dont les cotisations sociales sont gérées au sein d’une entreprise. Parmi ces impacts, on peut notamment citer :
- L’harmonisation des procédures : La standardisation des informations transmises permet de faciliter la comparaison entre les entreprises et d’assurer un meilleur suivi des cotisations sociales.
- La consolidation des données : Les organismes sociaux disposent d’un accès plus exhaustif aux données de l’entreprise, ce qui favorise le recouvrement des cotisations et réduit les risques d’erreurs ou d’évasion sociale.
- Des économies de temps et d’argent pour toutes les parties prenantes : La simplification des processus liés à la gestion des cotisations sociales permet de réaliser des gains de productivité tant pour les entreprises que pour les administrations compétentes.
Les défis à relever pour une transition réussie vers la déclaration sociale nominative
Si la déclaration sociale nominative présente de nombreux atouts, sa mise en place nécessite également d’adapter certains aspects de la gestion des ressources humaines et des systèmes d’information des entreprises. Pour tirer pleinement parti des bénéfices de la DSN, celles-ci doivent ainsi :
- Opter pour un logiciel de paie compatible et capable de générer les fichiers de déclarations aux formats imposés
- Former leurs employés à l’utilisation de ce logiciel et à la gestion des procédures DSN
- Mettre en place un suivi régulier pour contrôler la qualité et l’exhaustivité des données transmises
En somme, la déclaration sociale nominative offre un potentiel d’amélioration considérable pour les entreprises en matière de simplification administrative et de gestion des cotisations sociales. Toutefois, la réussite de cette transition repose sur une bonne préparation tant au niveau technique qu’opérationnel.