Que vous soyez employeur, salarié ou indépendant, la gestion des notes de frais de déplacement est un sujet qui peut parfois se révéler complexe. Il est néanmoins essentiel de connaître les règles en vigueur pour assurer une meilleure transparence et éviter d’éventuelles contestations. Dans cet article, nous décryptons pour vous les différentes notions entourant la note de frais de déplacement et les différentes modalités de remboursement possibles.
Définition de la note de frais de déplacement
La note de frais est un document établi par le salarié dans le but de se faire rembourser les dépenses professionnelles engagées pour le compte de l’employeur. Les frais de déplacement concernent l’ensemble des dépenses liées à un déplacement professionnel, qu’il s’agisse de voyages, de transports, d’hébergement ou de repas.
Frais professionnels versus dépenses personnelles
Il est important de souligner que seules les dépenses occasionnées par une activité professionnelle peuvent être intégrées dans la note de frais. Les frais personnels ne sont pas pris en compte dans le cadre du remboursement des notes de frais professionnels.
Les différentes catégories de frais de déplacement
Plusieurs types de frais de déplacement peuvent être considérés comme des frais professionnels :
- Frais de transport : billets d’avion, train, bus ou métro lorsque le salarié doit se rendre dans une autre ville pour des raisons professionnelles.
- Indemnités kilométriques : frais engendrés par l’utilisation du véhicule personnel pour un déplacement professionnel encadré par les barèmes officiels fixés par l’administration fiscale.
- Frais d’hébergement : nuitées d’hôtel ou autres logements temporaires en cas de besoin d’un hébergement durant un déplacement professionnel.
- Frais de repas : restauration prise en charge lors des déplacements professionnels. Dans certains cas, une indemnité journalière forfaitaire peut être versée au salarié.
- Autres frais divers : péages, stationnement, location de véhicules, etc.
Remboursement des frais de déplacement
Pour être remboursé de ses frais de déplacement, le salarié doit fournir à son entreprise des justificatifs prouvant la réalité et le montant des dépenses effectuées. Cela peut prendre la forme de factures, de tickets ou de reçus. Toutefois, certaines dépenses peuvent être remboursées sur la base d’allocations forfaitaires, c’est-à-dire sans avoir à produire de justificatifs de dépense.
Remboursement sur justificatif ou sur la base de la valeur réelle
Le remboursement des frais de déplacement peut être effectué sur la base des justificatifs produits par le salarié. Il s’agit alors d’un remboursement à la valeur réelle. Dans ce cas, le salarié doit conserver tous les reçus ou factures correspondant aux dépenses engagées et les fournir lors de sa demande de remboursement. L’employeur vérifiera alors la réalité et la validité des dépenses avant de procéder au remboursement.
Remboursement forfaitaire ou sur allocation
Certaines entreprises optent pour un système de remboursement forfaitaire, ce qui signifie que le salarié reçoit un montant fixe pour couvrir certaines dépenses professionnelles, comme les indemnités kilométriques ou les frais de repas. Ce type de remboursement est souvent plus pratique car il évite les démarches administratives pour le salarié, et permet à l’entreprise de mieux maîtriser son budget.
Mettre en place une politique de voyage d’entreprise
L’une des meilleures pratiques pour assurer une gestion fluide et efficace des frais de déplacement professionnels consiste à mettre en place une politique de voyage d’entreprise. Cette politique établit les règleset les modalités de remboursement des notes de frais professionnels dans l’entreprise :
- Définition : clarification des types de frais éligibles au remboursement (transport, repas, hébergement, etc.) et du périmètre géographique d’application.
- Procédures : description des étapes permettant aux salariés de soumettre leurs demandes de remboursement auprès de la gestion administrative et comptable.
- Création d’un modèle : mise à disposition d’un modèle de note de frais pour faciliter le suivi et la validation des dépenses par l’employeur.
- Budgets de voyages d’entreprise : attribution d’un budget prévisionnel pour les déplacements professionnels afin de maîtriser les coûts et favoriser les dépenses raisonnables.
En résumé
La note de frais de déplacement est un document incontournable pour les employeurs et les salariés. Il est donc essentiel de bien comprendre sa définition, les catégories de frais concernés et les modalités de remboursement applicables. La mise en place d’une politique de voyage d’entreprise permettra non seulement de simplifier la gestion des notes de frais, mais également de mieux maîtriser les dépenses liées aux déplacements professionnels.