Avec la révolution numérique, plusieurs processus administratifs ont connu une mutation profonde dans leur fonctionnement. La gestion des notes de frais en fait partie. Le passage au numérique offre des avantages considérables aux entreprises, du gain de temps à la simplification des procédures. Dans cet article, nous allons expliquer comment la digitalisation et l’automatisation transforment la gestion des notes de frais.
Dématérialisation des documents
L’un des premiers bénéfices apportés par le processus de digitalisation est la dématérialisation des documents. Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire d’imprimer toutes les pièces justificatives pour les remettre à l’employeur. Les factures et autres reçus peuvent être scannés ou photographiés puis envoyés directement via une application dédiée ou un logiciel spécialisé.
Gain de temps pour les employés
Il y a quelques années, chaque employé devait prendre le temps de trier ses factures, de les photocopier ou d’en faire des doubles, puis de les remettre à son employeur suivant un processus fastidieux. Désormais, grâce à la digitalisation, cela peut être effectué rapidement et sans effort, permettant un gain de temps précieux pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des erreurs
La dématérialisation permet également de diminuer les erreurs liées à la saisie des données. Les informations sont directement renseignées dans le logiciel par l’employé et peuvent être pré-validées automatiquement en fonction des règles établies par l’entreprise. Cela limite les risques d’erreurs humaines et de pertes de documents.
Automatisation des processus de validation
L’autre aspect majeur apporté par la digitalisation est l’automatisation des procédures de validation des notes de frais. Celle-ci peut s’établir de différentes manières :
- Traitement automatisé des données : La reconnaissance optique de caractères (OCR) fait partie des technologies utilisées pour traiter automatiquement les données présentes sur une facture numérisée ou un reçu. Une fois le document ajouté, il est analysé par le système et les informations nécessaires sont extraites et intégrées directement dans le logiciel de gestion des notes de frais.
- Validation en ligne : Le manager en charge de valider les notes de frais peut désormais le faire directement depuis son poste, sans avoir à se déplacer pour vérifier physiquement les pièces justificatives. Il dispose également de toute l’historique et des données associées pour prendre sa décision. Si besoin, il peut demander des compléments d’information à l’employé concerné directement via l’application ou le logiciel.
- Export automatisé des données comptables : Une fois les notes de frais validées, elles peuvent être intégrées automatiquement au sein du système comptable de l’entreprise, facilitant ainsi le traitement ultérieur des dépenses et la réconciliation avec les données bancaires. Cela permet également d’assurer une meilleure gestion et un suivi optimisé des budgets.
Amélioration de la transparence
L’automatisation des processus apporte également une plus grande transparence dans le traitement des notes de frais. Chaque employé peut suivre en temps réel l’état de ses demandes de remboursement et être informé rapidement en cas de souci. De même, les managers ont une vision globale sur les dépenses de leurs équipes et peuvent ainsi mieux anticiper et maîtriser les coûts.
Mise en place de règles de contrôle automatiques
La digitalisation permet également aux entreprises de définir des règles automatisées pour encadrer la gestion des notes de frais. Par exemple, des plafonds peuvent être instaurés pour chaque type de dépense, obligeant l’employé à justifier toute dépense excédant cette limite ou empêchant simplement son enregistrement.
Respect des réglementations et politiques internes
Les entreprises sont tenues de respecter certaines réglementations fiscales et légales concernant la comptabilisation des dépenses professionnelles. Les logiciels de gestion des notes de frais intégrant ces règles permettent de garantir leur respect tout au long du processus, limitant ainsi les risques de non-conformité.
Bilan : simplification et efficacité pour les entreprises
En conclusion, la digitalisation et l’automatisation offrent de nombreux avantages pour gérer les notes de frais au sein des entreprises. Gain de temps, réduction des erreurs, amélioration de la transparence et respect des réglementations sont autant d’arguments en faveur de cette transformation digitale qui simplifie et optimise cette gestion souvent synonyme d’ennuis pour les employés comme pour leur employeur.