Les membres et bénévoles d’une association ont souvent besoin d’engager des dépenses pour réaliser leurs missions, animer leurs activités, organiser des événements ou encore gérer l’administration. La prise en charge de ces frais est souvent un élément clé du fonctionnement d’une association. Dans cet article, nous aborderons le contenu, les conditions et les règles liées aux notes de frais en association.
Le concept des notes de frais en association
Les notes de frais en association correspondent aux documents qui permettent de lister toutes les dépenses engagées par les membres et bénévoles au nom de leur organisation. Elles doivent être remises à la trésorerie de l’association, qui les enregistre ensuite dans sa comptabilité pour pouvoir procéder au remboursement des sommes avancées.
Pourquoi établir des notes de frais ?
Établir des notes de frais présente plusieurs avantages pour l’association :
- Assurer une meilleure transparence financière auprès des membres, partenaires et financeurs
- Séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles pour les personnes impliquées dans l’association
- Faciliter l’enregistrement et le suivi des dépenses engagées par l’organisation
- Permettre de s’assurer que chaque action menée par l’association est financée à hauteur de son coût réel
- Rendre possible l’obtention de subventions publiques ou privées en compta
Les éléments à inclure dans une note de frais
Pour être valides et permettre un remboursement efficace, les notes de frais doivent comporter certaines informations :
- Le nom et la fonction du bénévole ou membre qui a engagé les dépenses
- La date et le motif de la dépense, avec un bref descriptif des actions menées au moment où la dépense a été réalisée
- Le montant de la dépense, exprimé en euros et généralement arrondi à l’euro près
- S’il est possible d’établir un pro rata temporis, c’est-à-dire une ventilation des dépenses en fonction du temps consacré par chaque personne aux activités associatives
- Les justificatifs des dépenses, notamment sous forme de factures ou de tickets de caisse. Il est recommandé de les numéroter et de les joindre en annexe de la note de frais pour faciliter leur suivi.
Les conditions de prise en charge des frais
Afin de garantir une gestion financière rigoureuse de l’association, il convient que cette dernière définisse des conditions précises de prise en charge des frais.
Les règles internes à l’association
Avant tout, l’association doit tenter d’établir des règles internes de prise en charge des frais. Cela peut inclure :
- La définition d’un plafond maximal de remboursement par membre et par période (mois, trimestre, année)
- Des indicateurs pour analyser l’impact de la mobilisation financière de ses membres sur l’équilibre budgétaire de l’association
- L’identification des postes de dépenses qui seront systématiquement refusés, comme les achats personnels ou les déjeuners entre collègues, par exemple
- Le renforcement du contrôle des notes de frais et des justificatifs associés par le trésorier et son équipe, afin de prévenir toute utilisation abusive des fonds de l’association
Les obligations légales et fiscales
Au-delà des règles internes à chaque association, il est important de respecter certaines obligations légales et fiscales liées aux notes de frais :
- Respecter les seuils légaux de non-imposition : En France, les bénévoles peuvent être défrayés dans la limite de certains montants fixés chaque année sans avoir à payer d’impôts.
- Se conformer aux exigences de l’administration fiscale, notamment en termes de conservation des pièces comptables (notamment les notes de frais et leurs justificatifs)
- Veiller à ce que les dépenses soient effectivement exposées dans l’intérêt de l’association et justifiées par une activité associative réelle, sous peine de sanctions.
Les bonnes pratiques pour gérer les notes de frais en association
Pour simplifier la gestion des notes de frais et optimiser leur traitement, voici quelques bonnes pratiques :
- Standardiser le formulaire de note de frais : proposez un modèle unique à tous les membres et bénévoles, qui sera plus facile à traiter pour votre trésorier
- Mettre en place des délais de remboursement raisonnables, ni trop courts (ce qui alourdit inutilement la charge administrative du trésorier), ni trop longs (afin de ne pas décourager les bénévoles)
- Inciter les personnes concernées à regrouper leurs dépenses sur une même note de frais, afin de limiter le nombre de documents à traiter
- Déployer des solutions digitales pour faciliter la saisie, le suivi et le contrôle des notes de frais
- Prévoir des moyens de paiement associatifs tels qu’une carte bancaire ou un compte Paypal pour les dépenses courantes et importantes, évitant ainsi d’avancer des fonds personnels
En suivant ces recommandations, vous faciliterez la gestion des notes de frais au sein de votre association, tout en améliorant la transparence financière de votre organisation.