Dans le cadre professionnel, il arrive fréquemment que les salariés engagent des dépenses pour le compte de leur entreprise. Ces frais professionnels peuvent être remboursés par l’employeur, sous certaines conditions. Cet article vous explique en détail les règles, délais et modalités du remboursement de note de frais.
Les frais professionnels éligibles au remboursement
Tout d’abord, il est essentiel de comprendre quels frais professionnels peuvent être pris en charge par l’employeur. En général, ils concernent :
- Les frais de déplacement (transport, hébergement, repas) lors de missions ou déplacements professionnels
- Les frais de formation (coût de la formation, déplacement, repas)
- Les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour les trajets domicile-travail (déduction forfaitaire ou indemnités kilométriques)
- Les frais d’achat de fournitures et matériels nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle
Il est primordial de conserver tous les justificatifs (factures, billets, tickets…) afin de pouvoir procéder au remboursement de ces frais. En effet, sans preuve, il sera impossible de prétendre à un remboursement.
Les méthodes de remboursement des frais professionnels
Il existe deux principales méthodes de remboursement des frais professionnels :
- Le remboursement sur justificatifs (à l’euro près)
- Les indemnités forfaitaires (soumises à des barèmes)
Remboursement sur justificatifs
Cette méthode consiste à rembourser le salarié pour les frais réellement engagés, sur présentation des justificatifs. L’employeur doit établir un compte-rendu des dépenses selon leur nature (transport, hébergement, repas…), et effectuer le remboursement en même temps que le salaire du mois concerné.
Indemnités forfaitaires
Certaines entreprises optent pour le système d’indemnités forfaitaires pour faciliter la gestion des frais professionnels. Ce mode de remboursement consiste à verser au salarié une somme forfaitaire déterminée par l’employeur ou fixée par les conventions collectives. Les indemnités forfaitaires sont assimilables à des compléments de salaire et peuvent être soumises à cotisations sociales et impôt sur le revenu.
Les étapes de la procédure de remboursement
Pour être remboursé de ses frais professionnels, le salarié doit suivre une procédure précise :
- Rassembler les justificatifs de ses dépenses
- Rédiger une note de frais détaillée
- Transmettre la note de frais à son supérieur hiérarchique ou au service comptabilité
- Attendre la validation et le remboursement des frais
Rassembler les justificatifs
Comme mentionné précédemment, il est essentiel de conserver tous les justificatifs relatifs aux dépenses professionnelles engagées, afin de pouvoir prétendre à un remboursement. Ces documents doivent être originaux (factures, billets, tickets…) et présentés en bon état.
Rédiger une note de frais détaillée
Pour faciliter la gestion des remboursements par l’employeur, il est recommandé de rédiger une note de frais claire et détaillée. Cette note doit contenir :
- Les coordonnées du salarié
- La période concernée par les dépenses
- Le nombre total de kilomètres parcourus pour les indemnités kilométriques
- La nature de chaque dépense (transport, repas, formation…)
- Le montant de chaque dépense
- Le total des dépenses
La plupart des entreprises mettent à disposition de leurs salariés des modèles de notes de frais, qu’il convient de respecter.
Transmettre la note de frais
Une fois la note de frais complétée et accompagnée de tous les justificatifs, le salarié doit la transmettre à son supérieur hiérarchique ou au service comptabilité de l’entreprise, selon les procédures internes.
Validation et remboursement des frais
Après vérification, l’employeur validera la note de frais et procédera au remboursement. Le délai de remboursement varie en fonction des entreprises, mais il est généralement compris entre 15 jours et 2 mois, à partir de la date de réception de la note de frais. En cas de contestation ou d’incompréhension concernant certains frais, un dialogue sera engagé entre le salarié et l’employeur afin de trouver une solution.
Délais de remboursement de note de frais
Le délai maximum pour effectuer une demande de remboursement de note de frais varie en fonction des entreprises, mais il est conseillé aux salariés de ne pas trop attendre avant de soumettre leurs notes de frais. Les conventions collectives peuvent prévoir un délai spécifique, ou bien il peut être fixé par accord interne au sein de l’entreprise.
Pour éviter toute mauvaise surprise, il est recommandé de régulariser ses notes de frais chaque mois ou trimestre, selon la fréquence des dépenses professionnelles engagées.
Les obligations de l’employeur
L’employeur a plusieurs devoirs en matière de remboursement de frais professionnels :
- Informer les salariés sur les modalités de remboursement des frais professionnels (procédure, délais, justificatifs…)
- Mettre à disposition un modèle de note de frais
- Vérifier l’exactitude et la conformité des notes de frais avec les règles internes et les conventions collectives
- Procéder au remboursement des frais validés dans un délai raisonnable
- Conserver les documents relatifs aux notes de frais pendant une durée minimale de 6 ans, afin de répondre aux éventuelles demandes de l’administration fiscale.
Finalement, le remboursement de note de frais est une procédure encadrée par des règles précises, qui doit respecter certaines conditions pour être valable. Le respect des délais et des modalités est primordial pour garantir un traitement efficace et une satisfaction mutuelle entre employeur et salarié.